Auxiliar administrativo antropología

Auxiliar Adminsitrativo de la Dirección del Departamento de Antropología

Objetivo

Atender a los estudiantes y personas que acudan a la Dirección, así como apoyar en las actividades propias de las áreas de Dirección y en proyectos específicos.

Funciones

• Brindar atención a estudiantes, padres de familia y público general, canalizando sus solicitudes conforme a los procedimientos establecidos.
• Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos dirigidos a la Dirección, dando seguimiento oportuno a los asuntos correspondientes.
• Apoyar en la captura y seguimiento de la programación de cursos, conforme a los lineamientos establecidos por la VAC.
• Revisar y completar los expedientes de candidatos a profesor(a) adscrito(a), asegurando que la documentación esté ordenada y vigente.
• Recopilar y entregar la información requerida por los organismos acreditadores, siguiendo las instrucciones de la Dirección Académica.
• Realizar reportes semanales, semestrales, para acreditaciones y para la SEP, conforme a los formatos y calendarios institucionales.
• Realizar trámites administrativos diversos y dar seguimiento al presupuesto asignado, conforme a los procedimientos internos.
• Completar requisiciones de insumos, servicios o mantenimiento, asegurando su correcta gestión y seguimiento.
• Ejecutar las gestiones necesarias para la organización de eventos académicos (coloquios, conferencias, exámenes, seminarios), desde la logística hasta el seguimiento post-evento.
• Comprobar la recepción, registro y archivo de documentos oficiales, tanto físicos como digitales, asegurando su resguardo, disponibilidad y confidencialidad.
• Supervisar el uso adecuado de los recursos asignados al departamento, como materiales de oficina, equipos y espacios, notificando cualquier incidencia.

Responsabilidades

• Dar seguimiento y canalizar las solicitudes de estudiantes, padres de familia y público general, conforme a los procedimientos establecidos por la institución.
• Mantener una comunicación efectiva con la comunidad académica y administrativa, atendiendo oportunamente llamadas telefónicas y correos electrónicos de la Dirección.
• Apoyar la gestión académica mediante la captura, verificación y actualización de la programación de cursos, expedientes docentes y reportes institucionales.
• Cumplir con la entrega oportuna de información y reportes requeridos por organismos acreditadores y autoridades educativas (SEP), conforme a los formatos y calendarios establecidos.
• Ejecutar trámites administrativos y dar seguimiento al presupuesto asignado, asegurando el uso eficiente de los recursos del departamento.
• Coordinar la logística operativa para eventos académicos y actividades de la Dirección, desde su planeación hasta el seguimiento posterior.
• Asegurar el resguardo y disponibilidad de documentos oficiales y archivos del departamento, tanto físicos como digitales.
• Supervisar y reportar el estado de los recursos materiales, equipos y espacios asignados, notificando cualquier incidencia.
• Colaborar con otras áreas de la institución para garantizar el cumplimiento de procesos y la atención de requerimientos transversales.